En términos generales, en las empresas suele haber más reuniones de las necesarias. Durante el teletrabajo derivado de la pandemia, hubo una tendencia a que las reuniones fueran aún más frecuentes, quizá en parte por la inexperiencia en este tipo de trabajo, que obliga a formas distintas de supervisión, y quizá también en parte por la ansiedad de la lejanía física y el deseo de acortar distancias. Lo cierto es que las reuniones consumen muchísimo tiempo de la jornada de trabajo, y eso hace imprescindible revisar aspectos básicos que permitan mejorar su ejecución.
Lo primero es preguntarse si la reunión es realmente necesaria, o hay otras formas de resolver el tema que se pretende. Una vez establecido que sí se requiere, definir quiénes deberían participar. Deben ser sólo las personas estrictamente necesarias, las involucradas en la toma de decisiones, o quienes deban ser informados de primera mano sobre un tema específico. Luego, es fundamental una buena planificación, una buena ejecución y un buen seguimiento de la reunión.
En la planificación:
- Defina objetivo y agenda
- Establezca quiénes deben participar
- Convoque indicando objetivo, hora y duración
- Lleve toda la información que pueda necesitar para la reunión
- Asegúrese de contar con un lugar adecuado
- Prepare la logística necesaria.
Durante la ejecución de la reunión:
- Inicie puntualmente (cree cultura)
- Encuadre la reunión
- Defina quién tomará notas
- Sea concreto
- Sirva como facilitador
- Fomente la discusión sin perderse en temas ajenos
- Administre el uso de la palabra y el tiempo
- Cumpla con el tiempo pactado
En el seguimiento:
- Pida informes cuando sean necesarios
- Si hay que modificar algo, comuníquelo
- Cite a nueva reunión SÓLO si se requiere
- Mantenga informados a los participantes sobre avances y resultados
- En la siguiente reunión, revise acuerdos y nivel de cumplimiento
- Evalúe periódicamente la ejecución de lo acordado
- Garantice que cada reunión sea efectiva
Hay aspectos que debemos evitar a toda costa, en aras de mantener reuniones efectivas. Entre ellos, por ejemplo:
- Ir sin un objetivo claro
- Invitar a más personas de las necesarias
- Permitir subgrupos que conversan sobre otros temas
- Personas que hablan en exceso y con rodeos
- Uso de dispositivos electrónicos que distraen
- Perder el control del uso de la palabra y del tiempo
- Desvíos del tema principal
- Quedarse en la discusión sin llegar a acuerdos
- Terminar sin haber asignado responsables para las tareas
- Concluir sin establecer fechas para los compromisos
- Alargar el tiempo más allá de lo acordado
Bien utilizadas y gestionadas, las reuniones son una herramienta valiosa y efectiva para facilitar acuerdos y compromisos. Mal gestionadas, pueden ser un desperdicio de tiempo y un elemento que puede cercenar la credibilidad de quien las convoca, e incluso de la organización, cuando hay una tendencia generalizada a hacer muchas reuniones improductivas.
Marlen Montero Solís, Directora Talento Corporativo, noviembre 2021.
