Hay distintas razones por las que una organización puede verse en la necesidad de despedir a grupos de personas o incluso a todo su personal. Entre esas causas podemos citar: reestructuraciones, procesos de fusión o adquisición de empresas, fuerte reducción de costos que se resuelve vía downsizing, o incluso el cierre definitivo de operaciones.
Cualquiera que sea la causa, lo cierto es que este hecho genera un fuerte impacto en las personas que permanecen en la organización, y también tiene repercusiones a nivel de imagen corporativa. Para las personas que se quedan, algunos de los impactos son:
- Ansiedad, temor e incertidumbre (¿cuándo seguiré yo?)
- Aumento del fenómeno de rumores
- Baja en la productividad (debida al estrés y ansiedad)
- Culpa del “sobreviviente” (cuando se fue alguien que necesitaba mucho el trabajo)
- Aumento de la rotación (mejor me voy antes de que me echen)
- Desconfianza en todas direcciones
- Ausentismo (síntomas psicosomáticos debidos al estrés)
Por el fuerte impacto que puede tener este proceso, es necesario hacer una excelente preparación y un muy buen manejo de cada fase, apegándose a un guión previamente elaborado que debe considerar el antes, el durante y el después.
Si la desvinculación se debe a reestructuración, fusión, adquisición de empresas, o reducción de costos, tiene la característica de que se irá una buena parte del personal, pero otra gran parte queda en la organización. En este caso, las recomendaciones para el antes, durante y después son las siguientes:
EL ANTES. La planificación:
- Defina la cantidad de gente que debe despedirse; modificarla en el camino generará más inestabilidad y temor
- Defina cómo se realizará el proceso (etapas, o todos simultáneamente).
- Defina quiénes harán el despido, fecha, lugar, convocatoria, etc.
- Defina si ofrecerá beneficios adicionales (Ej: contactos con otras empresas, outplacement, bono)
- Establezca la estrategia de comunicación interna: quiénes, cuándo, cómo, mensajes clave.
- Prevea posibles reacciones de los despedidos y cómo enfrentarlas
- Establezca la estrategia de comunicación externa (cuando aplique; depende de cuánta gente estará saliendo): voceros, mensajes clave, fecha, forma.
EL DURANTE. La ejecución:
- Convoque a todo el grupo en un solo lugar para comunicar. Mantenga el control emocional y muestre empatía
- Contextualice, explique las razones (siga el guión), y sea breve
- Informe cualquier beneficio adicional que la empresa haya decidido dar.
- Indique cuándo se entregará la liquidación (hágalo lo antes posible)
- Dé reconocimiento y agradezca el tiempo servido a la empresa
- Evite medidas de seguridad innecesarias para la salida que aumenten el malestar
EL DESPUÉS. La comunicación
- Comunique al resto de la organización el despido y los motivos. Hágalo al mismo tiempo (con varias personas encargadas de comunicar a distintos grupos) o lo antes posible luego del momento del despido.
- Atienda inquietudes y emociones. Recuerde que el proceso significa un duelo o varios. Pierden el trabajo, los compañeros, la estabilidad, etc.
- Aliéntelos a continuar dando su mejor esfuerzo.
- Comunique lo que la empresa hará por los que se fueron (beneficios adicionales).
EL DESPUÉS. El seguimiento
- Si es un grupo grande, es necesario comunicarlo a la prensa para evitar rumores.
- Cuide la motivación de quienes se quedan.
- Cuide la credibilidad de la empresa con la coherencia de las acciones.
- Dé seguimiento al clima laboral.
- Asegúrese de que los indicadores no se vean afectados.
- Luego de un tiempo, comunique al resto los resultados de la reducción de personal.
Si la desvinculación se debe a un cierre total de operaciones, se despedirá a todo el personal, pero generalmente se hace de manera gradual, lo que tiene implicaciones emocionales muy fuertes para todos, porque significa ir viendo el proceso de cierre de forma paulatina, y enfrentar el dolor por la salida de cada grupo, mientras se espera la propia.
En este caso, algunas recomendaciones específicas para el antes, el durante y el después son las siguientes:
EL ANTES. La planificación:
- Defina quiénes saldrán primero y cuándo
- Defina quiénes serán los últimos y qué acompañamiento emocional se les dará.
- Prevea posibles reacciones de los despedidos y cómo enfrentarlas.
- Prevea reacciones de “los últimos” y cómo enfrentarlas.
- Defina rituales de elaboración para distintos momentos.
- Defina cómo se realizará cada etapa del proceso
- Establezca si la empresa ofrecerá algún beneficio adicional
- Defina estrategia de comunicación interna y externa (mensajes clave, quién, cuándo y cómo).
EL DURANTE. La ejecución:
- La comunicación debe hacerse desde alta dirección (Gerente General si es un solo grupo, o directores y/o gerentes si se hace por subgrupos).
- Se deben explicar claramente las razones, partiendo de un guión.
- Explique cómo se realizará el proceso: fases, fechas, forma de organizarse, quiénes serán los últimos en salir y cuándo.
- Comunique si habrá beneficios adicionales a lo exigido por ley.
- Los Directores y la Gerencia General estarán en el último grupo en salir, pues así se requiere pero además esto genera credibilidad y confianza.
EL DESPUÉS. La comunicación
- Atienda inquietudes y emociones de quienes se quedan luego de la salida de cada grupo.
- Aliéntelos a continuar dando su mejor esfuerzo hasta el último día y acompáñelos.
- Realice rituales de despedida que ayuden a elaborar cada fase.
- Comunique los avances en la colocación de la gente que se ha ido. Esto da tranquilidad.
- Cuide la credibilidad de la empresa con la coherencia de sus acciones hasta el último día.
- Comunique a la luz pública con voceros. En este caso es necesario elaborar un comunicado de prensa.
Ahora bien: independientemente del tipo de despido, hay cosas que podemos hacer para evitar rumores y minimizar el daño.
- Ofrecer información clara y transparente.
- Dar información oportuna desde las personas adecuadas.
- Mantener coherencia entre lo dicho y lo hecho (credibilidad).
- Transmitir simultáneamente la información a todos los grupos de la organización.
- Responder las inquietudes del personal que se queda durante todo el proceso y hasta el último día
- Dar acompañamiento emocional en todo momento. Se trata de proceso muy doloroso para todos los involucrados.
Marlen Montero Solís, Directora Talento Corporativo, 15 de mayo 2023.
